Управленческий эксперимент повысил эффективность использования рабочего времени госслужащими на 30%
И это только один из результатов нового масштабного проекта акимата Шымкента по трансформации его работы, который призван сделать своего рода революцию в деятельности местных исполнительных органов и вывести ежедневную практику ряда управлений на совершенно новый уровень.
О лучших методах государственного управления и пользе open space для простых горожан в интервью нашей газете рассказывает руководитель Проектного офиса трансформации акимата города Шымкента Лаврентий БОБРЫШЕВ.
- Лаврентий Васильевич, однозначно нынешние акиматы уже не те, какими были вчера. Лет 15 назад о различного рода экспериментах в структуре исполнительной власти не могло быть и речи, а сегодня акимат Шымкента стал пилотной площадкой для амбициозных проектов. Что это: креатив или необходимость дня?
- Необходимость дня, причем острая. Методы работы в исполнительных органах нужно менять. Об этом говорил Президент страны Касым-Жомарт Токаев, призвав государственные органы внедрять новые управленческие технологии и международные практики в свою работу. Акимат Шымкента первым в стране среагировал на это требование. Потребность в новом формате работы назрела уже давно: население мегаполиса неуклонно растет, а статус города республиканского значения подразумевает новые стандарты. С апреля этого года по поручению акима города стартовал управленческий эксперимент по трансформации работы акимата. Это серьезная задача, поэтому управляющий совет возглавил лично Габидулла Рахматуллаевич. Для максимальной прозрачности эксперимента мы привлекли ряд специалистов из департамента по делам госслужбы и противодействию коррупции, местного филиала Академии государственного управления при Президенте, Палаты предпринимателей. Эксперимент продлится до конца года. По его результатам будет выработан пакет методических рекомендаций для МИО по внедрению передовых управленческих технологий. В конечном итоге это должно положительно сказаться на качестве услуг, оказываемых населению, и рейтинге работы акимата в целом.
- Какие управления участвуют в эксперименте?
- Пилотной площадкой для экперимента стали управления, отвечающие за развитие реального сектора города и создание в нем умной и комфортной среды для жителей. Пилотные управления и внедрение в них нового формата работы курирует заместитель акима Данат Жумин. Это управления предпринимательства, цифровизации, туризма, сельского хозяйства и природопользования. Их разместили в открытом прозрачном офисе - open space. И работа закипела! Здесь нет места праздности, неисполнительности и коррупции. При этом мы хорошо понимаем, что открытое пространство - это оптимальная технология организации рабочего процесса, где легче всего внедрять современные методы групповой проектной работы, эффективного планирования и контроля, а также мотивации сотрудников.
- По какому принципу организована работа эксперимента?
- Мы внедрили пять лучших практик проектного управления. Помимо open space, это 12-недельное планирование, единая SRM-система, «портфельное» управление проектами и SCRUM. Каждый из них имеет свои конкретные цели. Взять, к примеру, 12-недельное планирование: мы разбиваем годовые целевые задачи управлений на проекты с 12-недельными, трехмесячными, шагами. Таким способом мы сжимаем растянутые процессы работы и создаем промежуточные дедлайны, которые можно контролировать и по необходимости изменять. В результате мы имеем выполнение задач с максимальной экономией времени и вовлеченность всех сотрудников управления в работу, ориентированную на результат.
Второй инструмент – «портфельное» управление проектами: мы формируем так называемые «портфели» проектов, наглядно видим, какие проекты дадут наибольший результат, и концентрируемся на них. Кстати, 80 процентов руководителей этих проектов – представители бизнеса.
Третий инструмент - еженедельные SCRUM-планерки по контролю результата. Не пугайтесь названия: термин новый - смысл старый! Здесь мы выясняем, что и почему не исполняется, а главное, как можно это исправить.
Всю эту работу мы проводим через единую электронную SRM-систему. Нами был выбран megaplan, в котором каждый руководитель видит планы своих сотрудников, начиная от ежедневных и заканчивая годовыми показателями.
- Уже есть результаты?
- Они не заставили себя долго ждать. Например, open space: предварительные расчеты показывают, что в наших управлениях на 20 процентов снизилось количество внутренних совещаний, на 25 процентов меньше времени стали тратить сотрудники на согласование документов. От кабинета заместителя акима Даната Жумина до стола рядового сотрудника - всего два метра: вышел, заглянул в монитор, кивнул - и работа пошла! Заметно снизился уровень нецелевого использования рабочего времени. Более того, сотрудники помогают друг другу по проектам, то есть появилась конструктивная коммуникация, возникают спонтанные мозговые штурмы. А главное, горожане и представители бизнеса отмечают доступность специалистов пилотных управлений для консультаций.
- Что лично Вы ожидаете от этого эксперимента?
- Проектная работа каждого сотрудника будет внесена в индивидуальный план работы. Сейчас мы дорабатываем вопрос учета качественной реализации проектов при применении факторно-балльной шкалы. А это прямое влияние достигнутых результатов на премию наших госслужащих. Иными словами, как поработал, так и заработал.
Расскажу вам причту. Король спрашивает камнетесов: «Что вы делаете?». Один камнетес говорит: «Рублю камни», второй: «Строю храм». Так и у нас: рядовые сотрудники управлений перестают чувствовать себя винтиками - они становятся частью большой отлаженной машины, которая работает на благо наших граждан.
В такой формат работы мы планируем перевести и остальные управления акимата. Надеюсь, что это случится в начале следующего года. Уверен, что в итоге и госслужащие, и горожане увидят качественное изменение работы акимата.
- Спасибо за интересный разговор!
