Проектный менеджмент в работе государственных органов позволит ускорить реализацию программ развития мегаполисов
Без него уже давно не обходятся руководители серьезных компаний, топ-менеджеры холдингов и министры развитых стран. Проектный менеджмент становится главным инструментом для достижения результата - будь то строительство школы или управление городом. Это настолько очевидно, что, к примеру, Роджер Лаунис, бывший главный историк НАСА, сказал: «Из всех трудностей, с которыми столкнулось НАСА, отправляя человека на Луну, управление было самой сложной задачей».
Руководитель Центра развития проектного менеджмента в государственном управлении Академии государственного управления при Президенте Республики Казахстан Арман ЕВНИЕВ сопровождает работу проектного офиса в акимате Шымкента. На таком уровне это делают в республике впервые.
- Арман Кайратович, почему важно планирование и как проектный менеджмент может помочь государственным органам?
- Управление важно в любой сфере – без этого хорошего результата не достичь. Особенно нужно это в работе государственных органов, ведь речь идет о реализации крупных проектов, направленных на улучшение качества жизни людей, - от строительства дорог и школ до развития инфраструктуры в населенных пунктах.
Часто акиматы сталкиваются с тем, что есть цель и ресурсы - финансовые и человеческие, а вот четкого алгоритма и механизмов реализации проекта нет. Это чревато если не срывом проекта, то его затягиванием или недостаточной эффективностью точно.
Шымкент мы выбрали по нескольким причинам: во-первых, это третий мегаполис страны и город республиканского значения, в котором ведется реализация серьезных стратегических проектов; во-вторых, здесь уже есть платформа для внедрения проектного менеджмента.
Все началось в 2007 году. Я в составе команды специалистов приехал в Шымкент, чтобы помочь в запуске работы СПК «Оңтүстік». Тогда я понял, что для ее успешной деятельности нужен четкий алгоритм действий. С тех пор я и занимаюсь внедрением проектного менеджмента в систему государственного управления.
Проектный менеджмент мы рассматриваем как инструмент гарантированного достижения результата. К примеру, повар готовит плов: блюдо получится вкусным, если он его правильно приготовил - по технологии, с соблюдением рецептуры. Если плов получился не рассыпчатым, как это принято, значит, что-то пошло не так при его приготовлении.
Вообще, весь опыт человеческой цивилизации расписан как стандарты. Если соблюдать алгоритм - при строительстве дома или внедрении реформы - то это приведет к успеху. Проектный менеджмент применим везде и ко всем - при развитии отдельной личности, планировании семьи, создании компании, в работе акиматов, министерств и даже при управлении целым государством.
Страны с передовой экономикой используют проектный менеджмент давно. У них все выстроено в систему.
Мы решили не изобретать велосипед, а просто грамотно внедрять инструменты там, где они необходимы. Этим казахстанское правительство активно занимается с 2017 года. Во всех министерствах появились проектные офисы, сейчас они открываются в регионах. В будущем государственное управление будет базироваться на проектном менеджменте. Такое управление должно повысить эффективность работы государственных органов, а значит, и реализации программ развития.
Специально для этой цели при Академии государственного управления при Президенте Республики Казахстан был создан Центр развития проектного менеджмента в государственном управлении, который возглавляю с конца марта этого года. Когда я приступил к работе, в стране действовал режим чрезвычайного положения. Но это не отпугнуло - наша команда прекрасно приспособлена к дистанционному формату работы. Более того, в этом преуспели и регионы. Особенно продвинулся Шымкент. Это объяснимо: еще в прошлом году в вашем акимате была внедрена экспериментальная площадка open space, объединившая пять управлений. Люди обучались, применяли новые инструменты, «прокачивались» - была создана благодатная почва.
Мы хотим показать своего рода бенчмаркинг - внедрение лучшего опыта и эталонов управления в работу акимата, продемонстрировать стране, что можно сделать в отдельно взятом городе. С областями было бы сложнее - там есть районы, а в городах все сконцентрировано в одном месте.
- В чем суть действия проектного офиса?
- Мы разработали специальное программное обеспечение, уникальное для нашей страны. Это кросс-платформа, которая соберет все государственные органы, цель которых - развивать город. Это и акиматы, и управления, и подведомственные организации, и партия Nur Otan. Это как один чат для общения. Платформа позволяет работать в одной системе всем органам и исключает дублирование функций. Проекты выступают как пазлы, и те, кто заинтересован в их реализации, будут объединяться в команды для достижения результата.
Работа проектного офиса основывается на достижении индикаторов. Достиг определенного индикатора - в схеме загорается значок зеленого цвета, не достиг - красного. И это будут видеть все участники проекта - глава города, его заместители, акимы районов, руководители управлений, простые специалисты.
Новый формат работы снижает документооборот минимум на 80 процентов. Не будет необходимости писать письма - можно обсуждать и решать проблемы онлайн, дистанционно. Сейчас регламент оказания услуг и предоставления ответов на письма позволяет выжидать до месяца. Представляете, сколько времени теряется?!
Проектный менеджмент повышает эффективность работы госслужащих: не нужно выезжать в другое управление или акимат - вы просто сидите с чашкой кофе в кабинете, видите, на каком этапе проекта есть проблема, и решаете ее. Находясь в любой точке мира, в любое время суток можно увидеть, что происходит с реализацией проекта в Шымкенте. Более того, система сама покажет, где есть проблемы.
Это похоже на работу Uber, когда все пассажиры и водители могут быстро найти друг друга. Мы предлагаем совершенно новый подход - точечный, адресный. Если раньше государственные органы, работая, отходили от общего, образно говоря, «не видели леса за деревьями», то теперь они будут видеть каждое дерево и помогать ему развиться.
То есть мы делим большого слона - в нашем случае большой проект - на кусочки, чтобы видеть, что нужно сделать сегодня, а что – завтра для того, чтобы достичь результата через месяц. То есть это дозированный, но последовательный алгоритм – от идеи до результата.
Есть вопросы, которые решаются не только на уровне города. Акиматы могут инициировать проекты с министерствами. Например, для Шымкента актуальны проекты в сфере туризма, сельского хозяйства. Регионы будут предлагать столице свои идеи. У предпринимателя, который двигает проект, будут и «папа», и «мама» - всесторонняя поддержка.
У власти должны быть четкие индикаторы для достижения результата. Они должны быть измеримыми и достижимыми. Возьмем для примера такую цель - удвоить в городе долю малого и среднего бизнеса. Для ее достижения необходимо точно посчитать, насколько должна увеличиться доля в общем валовом региональном продукте города, знать, сколько она составляет сейчас, и кто эти фермеры, которые дадут нам это увеличение. Это кропотливая работа, и тут появляются конкретные проекты.
Или, например, улучшить показатели в сфере местного образования. Для этого нужно проанализировать, по каким показателям Шымкент находится в отстающих позициях среди 17-ти регионов. Кстати, по индикатору PISA - международной программе оценки достижений учащихся школ – третий мегаполис, увы, занимает последнюю строчку рейтинга. Об этом индикаторе в мае говорил Президент страны Касым-Жомарт Токаев. Разве с этим можно мириться? Конечно, нет! Есть проблема, теперь нужно ставить конкретную достижимую цель - улучшить этот индикатор и дать городу войти в первую пятерку лидеров.
- Готов ли акимат Шымкента к такому эксперименту?
- Он уже так работает! В систему проектного менеджмента включено 250 специалистов акимата и введено 1400 различных проектов. К работе проектного офиса будут подключены все 23 управления и подведомственные организации акимата, районные администрации, СПК «Shymkent», филиалы партии Nur Otan.
Сейчас работники акимата готовятся к следующему, более сложному этапу - обеспечить реализацию программ развития Шымкента до 2023 года. Для этого создан управляющий совет во главе с акимом города. На днях состоялось первое заседание, и я принимал в нем участие.
Радует, что важность внедрения проектного менеджмента в работу государственных органов понимает аким Шымкента. Мурат Айтенов сам специалист по IT. В этом плане повезло, ведь если не заинтересован руководитель, первое лицо, то любая реформа обречена.
- А какая польза во всем этом для обычного жителя Шымкента?
- Я ждал этого вопроса. Новый формат в работу акиматов внедряется в первую очередь для улучшения качества жизни простых граждан. Для населения это два положительных момента. Первый - акимат будет быстрее реализовывать проекты по развитию города, а это строительство дорог, домов, больниц и школ. Второе – горожане смогут не просто наблюдать, а участвовать в реализации проектов. И для этого не обязательно ходить в акимат, записываться на прием к должностным лицам. Люди смогут инициировать свои проекты по развитию мегаполиса. Особенно это привлекательно для молодежи. К примеру, молодые архитекторы, объединившись в команду, смогут предложить свои идеи.
Кросс-платформа соберет единомышленников, и люди, сидя дома или в офисе, будут предлагать, советоваться, консультировать друг друга. Это будет работать и против коррупции, ведь когда общественность знает, как будет реализовываться тот или иной проект, это снижает риски.
- Как эксперт в проектном менеджменте скажите, над чем нужно поработать местным властям в первую очередь? Вернее, где можно успешнее применить принципы проектного менеджмента?
- Я встречался с акимами районов и руководителями управлений и понял, что одна из серьезных проблем в Шымкенте касается развития инфраструктуры в присоединенных, а значит, удаленных населенных пунктах. Мы предлагаем закрепить за каждым окраинным массивом акимов районов и их заместителей. Конкретно по проблемам - где-то нет газа, где-то не заасфальтирована улица, а где-то мало детских садов. А если в систему включить и активистов - общественных деятелей, депутатов, домкомов и уличкомов, то проблемы будут решаться очень быстро.
Гуру менеджмента Ицхак Адизес утверждает: «Нет узла из множества проблем, есть только одна проблема - неумение работать вместе». Это проблема многих акиматов. Проектный менеджмент, а еще и change management, или управление изменениями - новая организационная культура. Ее мы и внедряем в вашем городе.
Помните, раньше был такой принцип: я начальник - ты дурак, ты начальник - я дурак. Такая административно-командная система изжила себя. Сейчас нужны плоские, открытые структуры, в которых все общаются на одном уровне. Когда за одним столом собираются представители нескольких управлений, это эффективно. За пару минут можно решить то, что решали месяцами. Скорость реализации проектов увеличится в несколько раз. Значит, акимат будет выглядеть выигрышно в плане достижения целей, а жители своевременно получат новые дороги, школы и больницы.
- Есть конкретные примеры, когда проектный менеджмент спасал?
- Именно проектный менеджмент позволил строителям построить больницу за десять дней в китайском Ухане. Такой ударный темп продемонстрировала и BI Group, которая построила инфекционный госпиталь в Нур-Султане за 12 дней, а в Шымкенте - за 25 дней.
За счет четкой организации и слаженности действий тысячи людей одновременно работают на строительных площадках и в короткие сроки сдают объекты под ключ. Так же можно построить и железнодорожную развязку за ночь, чтобы не останавливать движение поездов.
Успех таких скоростных проектов заключается в том, чтобы организовать совместную работу большого количества людей. А у нас порой руководители двух управлений не могут найти время, чтобы встретиться и обсудить проблемы, так как вынуждены проводить многочасовые совещания и малоэффективные встречи.
Да, планирование требует немало времени, но зато будет результат. Мы хотим, чтобы именно Шымкент стал пионером проектного менеджмента, первой ласточкой для других регионов.
У него есть все шансы. Сейчас в местном проектном офисе работают 12 человек. Мы намеренно не привлекали специалистов со стороны, а задействовали представителей управлений, чтобы они почувствовали, что это дело каждого работника администрации - от акима до рядового сотрудника.
- Арман Кайратович, почему важно планирование и как проектный менеджмент может помочь государственным органам?- Управление важно в любой сфере – без этого хорошего результата не достичь. Особенно нужно это в работе государственных органов, ведь речь идет о реализации крупных проектов, направленных на улучшение качества жизни людей, - от строительства дорог и школ до развития инфраструктуры в населенных пунктах. Часто акиматы сталкиваются с тем, что есть цель и ресурсы - финансовые и человеческие, а вот четкого алгоритма и механизмов реализации проекта нет. Это чревато если не срывом проекта, то его затягиванием или недостаточной эффективностью точно. Шымкент мы выбрали по нескольким причинам: во-первых, это третий мегаполис страны и город республиканского значения, в котором ведется реализация серьезных стратегических проектов; во-вторых, здесь уже есть платформа для внедрения проектного менеджмента. Все началось в 2007 году. Я в составе команды специалистов приехал в Шымкент, чтобы помочь в запуске работы СПК «Оңтүстік». Тогда я понял, что для ее успешной деятельности нужен четкий алгоритм действий. С тех пор я и занимаюсь внедрением проектного менеджмента в систему государственного управления. Проектный менеджмент мы рассматриваем как инструмент гарантированного достижения результата. К примеру, повар готовит плов: блюдо получится вкусным, если он его правильно приготовил - по технологии, с соблюдением рецептуры. Если плов получился не рассыпчатым, как это принято, значит, что-то пошло не так при его приготовлении.Вообще, весь опыт человеческой цивилизации расписан как стандарты. Если соблюдать алгоритм - при строительстве дома или внедрении реформы - то это приведет к успеху. Проектный менеджмент применим везде и ко всем - при развитии отдельной личности, планировании семьи, создании компании, в работе акиматов, министерств и даже при управлении целым государством. Страны с передовой экономикой используют проектный менеджмент давно. У них все выстроено в систему. Мы решили не изобретать велосипед, а просто грамотно внедрять инструменты там, где они необходимы. Этим казахстанское правительство активно занимается с 2017 года. Во всех министерствах появились проектные офисы, сейчас они открываются в регионах. В будущем государственное управление будет базироваться на проектном менеджменте. Такое управление должно повысить эффективность работы государственных органов, а значит, и реализации программ развития. Специально для этой цели при Академии государственного управления при Президенте Республики Казахстан был создан Центр развития проектного менеджмента в государственном управлении, который возглавляю с конца марта этого года. Когда я приступил к работе, в стране действовал режим чрезвычайного положения. Но это не отпугнуло - наша команда прекрасно приспособлена к дистанционному формату работы. Более того, в этом преуспели и регионы. Особенно продвинулся Шымкент. Это объяснимо: еще в прошлом году в вашем акимате была внедрена экспериментальная площадка open space, объединившая пять управлений. Люди обучались, применяли новые инструменты, «прокачивались» - была создана благодатная почва. Мы хотим показать своего рода бенчмаркинг - внедрение лучшего опыта и эталонов управления в работу акимата, продемонстрировать стране, что можно сделать в отдельно взятом городе. С областями было бы сложнее - там есть районы, а в городах все сконцентрировано в одном месте.- В чем суть действия проектного офиса?- Мы разработали специальное программное обеспечение, уникальное для нашей страны. Это кросс-платформа, которая соберет все государственные органы, цель которых - развивать город. Это и акиматы, и управления, и подведомственные организации, и партия Nur Otan. Это как один чат для общения. Платформа позволяет работать в одной системе всем органам и исключает дублирование функций. Проекты выступают как пазлы, и те, кто заинтересован в их реализации, будут объединяться в команды для достижения результата. Работа проектного офиса основывается на достижении индикаторов. Достиг определенного индикатора - в схеме загорается значок зеленого цвета, не достиг - красного. И это будут видеть все участники проекта - глава города, его заместители, акимы районов, руководители управлений, простые специалисты. Новый формат работы снижает документооборот минимум на 80 процентов. Не будет необходимости писать письма - можно обсуждать и решать проблемы онлайн, дистанционно. Сейчас регламент оказания услуг и предоставления ответов на письма позволяет выжидать до месяца. Представляете, сколько времени теряется?! Проектный менеджмент повышает эффективность работы госслужащих: не нужно выезжать в другое управление или акимат - вы просто сидите с чашкой кофе в кабинете, видите, на каком этапе проекта есть проблема, и решаете ее. Находясь в любой точке мира, в любое время суток можно увидеть, что происходит с реализацией проекта в Шымкенте. Более того, система сама покажет, где есть проблемы. Это похоже на работу Uber, когда все пассажиры и водители могут быстро найти друг друга. Мы предлагаем совершенно новый подход - точечный, адресный. Если раньше государственные органы, работая, отходили от общего, образно говоря, «не видели леса за деревьями», то теперь они будут видеть каждое дерево и помогать ему развиться. То есть мы делим большого слона - в нашем случае большой проект - на кусочки, чтобы видеть, что нужно сделать сегодня, а что – завтра для того, чтобы достичь результата через месяц. То есть это дозированный, но последовательный алгоритм – от идеи до результата. Есть вопросы, которые решаются не только на уровне города. Акиматы могут инициировать проекты с министерствами. Например, для Шымкента актуальны проекты в сфере туризма, сельского хозяйства. Регионы будут предлагать столице свои идеи. У предпринимателя, который двигает проект, будут и «папа», и «мама» - всесторонняя поддержка. У власти должны быть четкие индикаторы для достижения результата. Они должны быть измеримыми и достижимыми. Возьмем для примера такую цель - удвоить в городе долю малого и среднего бизнеса. Для ее достижения необходимо точно посчитать, насколько должна увеличиться доля в общем валовом региональном продукте города, знать, сколько она составляет сейчас, и кто эти фермеры, которые дадут нам это увеличение. Это кропотливая работа, и тут появляются конкретные проекты. Или, например, улучшить показатели в сфере местного образования. Для этого нужно проанализировать, по каким показателям Шымкент находится в отстающих позициях среди 17-ти регионов. Кстати, по индикатору PISA - международной программе оценки достижений учащихся школ – третий мегаполис, увы, занимает последнюю строчку рейтинга. Об этом индикаторе в мае говорил Президент страны Касым-Жомарт Токаев. Разве с этим можно мириться? Конечно, нет! Есть проблема, теперь нужно ставить конкретную достижимую цель - улучшить этот индикатор и дать городу войти в первую пятерку лидеров. - Готов ли акимат Шымкента к такому эксперименту? - Он уже так работает! В систему проектного менеджмента включено 250 специалистов акимата и введено 1400 различных проектов. К работе проектного офиса будут подключены все 23 управления и подведомственные организации акимата, районные администрации, СПК «Shymkent», филиалы партии Nur Otan. Сейчас работники акимата готовятся к следующему, более сложному этапу - обеспечить реализацию программ развития Шымкента до 2023 года. Для этого создан управляющий совет во главе с акимом города. На днях состоялось первое заседание, и я принимал в нем участие. Радует, что важность внедрения проектного менеджмента в работу государственных органов понимает аким Шымкента. Мурат Айтенов сам специалист по IT. В этом плане повезло, ведь если не заинтересован руководитель, первое лицо, то любая реформа обречена. - А какая польза во всем этом для обычного жителя Шымкента?- Я ждал этого вопроса. Новый формат в работу акиматов внедряется в первую очередь для улучшения качества жизни простых граждан. Для населения это два положительных момента. Первый - акимат будет быстрее реализовывать проекты по развитию города, а это строительство дорог, домов, больниц и школ. Второе – горожане смогут не просто наблюдать, а участвовать в реализации проектов. И для этого не обязательно ходить в акимат, записываться на прием к должностным лицам. Люди смогут инициировать свои проекты по развитию мегаполиса. Особенно это привлекательно для молодежи. К примеру, молодые архитекторы, объединившись в команду, смогут предложить свои идеи. Кросс-платформа соберет единомышленников, и люди, сидя дома или в офисе, будут предлагать, советоваться, консультировать друг друга. Это будет работать и против коррупции, ведь когда общественность знает, как будет реализовываться тот или иной проект, это снижает риски.- Как эксперт в проектном менеджменте скажите, над чем нужно поработать местным властям в первую очередь? Вернее, где можно успешнее применить принципы проектного менеджмента? - Я встречался с акимами районов и руководителями управлений и понял, что одна из серьезных проблем в Шымкенте касается развития инфраструктуры в присоединенных, а значит, удаленных населенных пунктах. Мы предлагаем закрепить за каждым окраинным массивом акимов районов и их заместителей. Конкретно по проблемам - где-то нет газа, где-то не заасфальтирована улица, а где-то мало детских садов. А если в систему включить и активистов - общественных деятелей, депутатов, домкомов и уличкомов, то проблемы будут решаться очень быстро. Гуру менеджмента Ицхак Адизес утверждает: «Нет узла из множества проблем, есть только одна проблема - неумение работать вместе». Это проблема многих акиматов. Проектный менеджмент, а еще и change management, или управление изменениями - новая организационная культура. Ее мы и внедряем в вашем городе. Помните, раньше был такой принцип: я начальник - ты дурак, ты начальник - я дурак. Такая административно-командная система изжила себя. Сейчас нужны плоские, открытые структуры, в которых все общаются на одном уровне. Когда за одним столом собираются представители нескольких управлений, это эффективно. За пару минут можно решить то, что решали месяцами. Скорость реализации проектов увеличится в несколько раз. Значит, акимат будет выглядеть выигрышно в плане достижения целей, а жители своевременно получат новые дороги, школы и больницы.- Есть конкретные примеры, когда проектный менеджмент спасал?- Именно проектный менеджмент позволил строителям построить больницу за десять дней в китайском Ухане. Такой ударный темп продемонстрировала и BI Group, которая построила инфекционный госпиталь в Нур-Султане за 12 дней, а в Шымкенте - за 25 дней. За счет четкой организации и слаженности действий тысячи людей одновременно работают на строительных площадках и в короткие сроки сдают объекты под ключ. Так же можно построить и железнодорожную развязку за ночь, чтобы не останавливать движение поездов.Успех таких скоростных проектов заключается в том, чтобы организовать совместную работу большого количества людей. А у нас порой руководители двух управлений не могут найти время, чтобы встретиться и обсудить проблемы, так как вынуждены проводить многочасовые совещания и малоэффективные встречи.Да, планирование требует немало времени, но зато будет результат. Мы хотим, чтобы именно Шымкент стал пионером проектного менеджмента, первой ласточкой для других регионов. У него есть все шансы. Сейчас в местном проектном офисе работают 12 человек. Мы намеренно не привлекали специалистов со стороны, а задействовали представителей управлений, чтобы они почувствовали, что это дело каждого работника администрации - от акима до рядового сотрудника.
Асель ХАМЗИНА
